Como desarrollar la contabilidad electrónica para tu empresa

El modo de llevar la contabilidad electrónica siempre ha sido un dolor de cabeza para los contribuyentes y propiciado por los recientes cambios fiscales a los que nos hemos enfrentado en estos meses, la confusión por el modo correcto de llevarla ha aumentado considerablemente, aspectos como las modificaciones a la factura electrónica o CFDI de nómina son aún desconocidas para los contribuyentes, sin mencionar los cambios XML, cosas que deberían ser sencillas como el conocimiento de cómo deben entregarlas, a quienes se deben entregarlas, que es lo que la contabilidad electrónica debe incluir, cuando los documentos deben ser presentado al responsable de su recibo, que archivos son al final de cuenta los que se presentan y en especial como hacer llegar tales archivos a su destino representan un reto considerable para los contribuyentes menos entendidos en todos los recientes cambios.

Vayamos despacio, no podemos ignorar que la aplicación y funcionamiento de la contabilidad electrónica, impulsada por el fisco, ha propiciado que los contribuyentes puedan manejar de una manera más clara y estructural su contabilidad personal, necesitando únicamente una declaración informativa de esta para mantenerse al tanto del desarrollo de su contabilidad.

Este método de contabilidad pretende dar una respuesta directa a las empresas que buscan la automatización y el evitar procesos caracterizados por el exceso de burocracia como ha sido la contabilidad mediante libros y registros físicos, su utilización dentro de las empresas ha sido tan bien visto por los contribuyentes regulares, que se comenzó a implementar para la contabilidad general de la población.

Definiendo a la contabilidad electrónica esta consiste en el objetivo de llevar orden contable propiciado por un sistema que implemente la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos, siendo únicamente necesario informar mediante el ingreso de forma mensual de la propia información contable, es decir, aquella información contable que ha llevado el contribuyente en el periodo de tiempo solicitado, dicho ingreso de información es requerido a través de la página de Internet del SAT. Gracias a esto, solo es requerido enviar la balanza de comprobación junto con el catálogo de cuentas, que deberá llevar el código agrupador del SAT que permita su interpretación.

No todos están obligados a llevar la contabilidad electrónica como lo requiere el fisco, dentro de las excepciones a tener en cuenta podemos mencionar a la Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros, entidades de la administración pública paraestatal, no están obligados a llevar contabilidad electrónica, únicamente cuando realicen actividades empresariales, a los asalariados, personas físicas que obtengan ingresos por intereses o ingresos esporádico como premios y enajenación de bienes, contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal y personas físicas con actividad empresarial e ingresos menores a dos millones de pesos y utilicen mis cuentas, esta excepción es válida siempre y cuando los contribuyentes antes mencionados hayan registrados sus operaciones en la sección del portal correspondiente, el cual es, el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis cuentas”.

Si no te encuentras dentro de las excepciones antes mencionas y al ser una persona física o moral estas obligado a llevar la contabilidad electrónica y con la obligación de entregarla en el tiempo establecido y a las autoridades competentes para su análisis y estudio.

Adicionalmente a lo antes planteado, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares para entregarla al SAT, sólo cuando:

• El SAT ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas)
• El contribuyente solicite una devolución o realice una compensación.

¿Cómo se envía la información contable?

La balanza de comprobación junto con el catálogo de cuentas, que deberá llevar el código agrupador del SAT debe enviarse dentro de archivos comprimido en formato Zip, buscando dentro de la página oficial para el envió de los archivos la sección del buzón tributario o en la sección de tramites ambos encontrándose debidamente señalados en el portal del SAT, es menester recordar la necesidad que los archivos posean la firma electrónica vigente del contribuyente que envía los archivos.

Para el envió de los archivos contables necesarios para llevar la contabilidad electrónica de forma reiterada en los meses subsecuentes se deberá atender las siguientes normas:

Deberá enviarse la balanza de comprobación junto al catálogo de cuentas por primera vez, cada vez que exista una modificación en las cuentas de mayor o subcuentas que fueron reportadas, así como también debe informarse en caso de existir una adición en las cuentas de mayor o las subcuentas que fueron reportadas

La balanza de comprobación:

• Al referirnos a la balanza de comprobación de de personas morales y personas físicas, estarán en la obligación de informar dentro los primeros 3 o 5 días hábiles respectivamente, al segundo mes posterior al que corresponde la información y así sucesivamente.
• Sobre los contribuyentes que coticen en Bolsa, estarán en la obligación de enviar sus archivos mensuales dentro los siguientes primeros 3 días hábiles, al segundo mes posterior al trimestre que corresponda.
• Aquellas personas morales y las personas físicas que pertenezcan al Sector Primario, que prefirieron optar por presentar sus declaraciones de forma semestral, podrán optar por enviar sus archivos mensuales dentro de los primeros 3 y 5 días hábiles respectivamente al segundo mes posterior al semestre que corresponda.

Requisitos para la contabilidad electrónica

Dentro de los requisitos que se deben cumplir para acceder a la plataforma de la contabilidad electrónica es necesario cumplir con lo siguiente:

• Firma electrónica vigente (FIEL)
• Archivos XML comprimidos en ZIP, con nomenclatura establecida
• Acceso a internet para realizar el envío.
• Entrar desde el portal web del SAT al Buzón Tributario y seleccionar la opción de “Contabilidad Electrónica” para enviar los archivos.
• Enviar los archivos de Catálogo de cuentas, Balanza de comprobación e información de pólizas y auxiliares.

Cumplido los requisitos antes exigidos se recibirá un acuse de recepción, que con posterioridad podremos verificar en la consulta de acuses, luego de lo antes mencionado podremos obtener el acuse definitivo de aceptación o rechazo del SAT para llevar la contabilidad electrónica.